PDF 與 PDF/A 的差異和使用方法

有一些數據和文件對我們來說非常珍貴，因此，今天我們將討論如何更好地保存 PDF 文件。在這篇文章中，我們的 UPDF 團隊將研究PDF 與 PDF/A 文件格式的差異和優點，我們還將指導您如何將 PDF 轉換為 PDF/A，這可以使用 UPDF 來完成。為了更好地理解這篇文章，我們建議您免費下載 UPDF 並與我們一起按照步驟操作。

什麼是 PDF 文件？

PDF 是Portable Document Format的縮寫，該文件格式最初由 Adob​​e 在 20 世紀 90 年代創建，現已成為最常用的文件格式之一。 PDF 是與其他人分享文件的可靠方式。

想要查看 PDF 文件的人使用什麼軟體、硬體或作業系統並不重要，因為文件總是會相應地進行調整。這也由 ISO（國際標準化組織）維護來保證，這意味著文件不會連結到任何軟體公司。  

PDF 文件有許多有用的功能，例如：

• 保留文件格式 - 最大的優點之一是您不必擔心文件在不同裝置上的外觀。 PDF 檔案在每台裝置上看起來始終相同，這表示您的初始格式會被保留。
• 嵌入互動元素 –您可以在 PDF 中嵌入各種互動元素，例如文字、超連結、圖像甚至影片。這使它們成為電子書的完美選擇，其中圖形外觀在不同設備上應該相同。除此之外，還可以添加書籤和註釋，這進一步提高了文件的可用性。  
• 安全性 –  PDF 可以受密碼保護。您也可以選擇您希望查看文件的人擁有的控制等級。這涉及列印、複製或編輯文件的能力。

什麼是 PDF/A 文件？

PDF/A 是一種 PDF 文檔，用於長期保存數位文件。該格式可以存檔文件中包含的信息，以便將來查看。

PDF/A 有幾個基於 ISO 標準的版本。其中每一個都有不同的特徵和目的。

1.PDF/A-1

PDF/A-1 於 2005 年發布，是一種基於 PDF 1.4 的格式，具有兩個合規級別，例如 1a 和 1b：

• PDF/A-1a  – 此版本確保文件中包含的資訊長期可用。此外，它還為受損用戶提供了無障礙功能。
• PDF/A-1b –此等級保留文件的視覺外觀。

2.PDF/A-2

PDF/A-2 在 PDF/A-1 之後於 2011 年發布。此版本涉及 PDF 1.7 之前的 PDF 版本，並包含 PDF/A-1 中不可用的功能。這包括支援 JPEG2000 影像檔案、OpenType 字體和使用電子簽名的標準。

3.PDF/A-3

PDF/A-3 格式具有 PDF/A-2 的所有功能，但也可以選擇附加非 PDF/A 檔案。這意味著 Word 等本機格式可以嵌入到檔案中。它於 2012 年發布。

4.PDF/A-4

PDF/A-4 是 2020 年發布的最新 PDF/A 格式。該版本進行了改進並有兩種變體：

• PDF/A-4e –此格式專為 3D 模型和富媒體等技術文件而設計。
• PDF/A-4F –此格式整合了 PDF/A-3 功能和嵌入內容。

PDF 和 PDF/A 之間有什麼關係？

PDF 和 PDF/A 之間存在某種關係，因為這兩種文件格式本質上都用於呈現文檔，而與硬體、軟體或作業系統無關。此外，所有 PDF/A 檔案都是 PDF。然而，由於合規性和各種程度的限制，並非所有 PDF 都可以是 PDF/A。

以下是 PDF 和 PDF/A 之間的相似之處：

• 基於相同的技術和結構－PDF和PDF/A是基於相同的核心格式。結構也相似，因為您可以包含兩種格式的圖像和文字。
• 獨立於硬體 –檢視 PDF 或 PDF/A 檔案的人使用什麼硬體、軟體或作業系統並不重要。
• 元資料支援 –兩種文件格式都允許在文件中包含元資料。該資訊可以是關於作者的姓名、標題或關鍵字。
• 密碼保護 – PDF 和 PDF/A 可以使用密碼和電子簽名進行保護。

PDF 與 PDF/A – 主要區別

普通 PDF 格式專用於一般用途，以確保具有互動功能的文件在各種裝置上看起來相同。而 PDF/A 更注重文件的壽命並長期保存它們。下面，您可以看到 PDF 和 PDF/A 用法的一些範例。  

PDF 的用例：

• 一般用途 - PDF 用於各種數位文檔，例如報告、雜誌和互動式文件，以保留原始格式。
• 電子書和法律文件 - PDF 是電子書、線上出版物和法律文件的首選格式，因為它支援圖形和數位簽名並保持原始佈局。
• 註釋 –您可以在 PDF 文件中添加註釋和基本註釋，這在與其他人協作時非常有用。

PDF/A 的用例：

• 文件歸檔 – PDF/A 的主要用途是長期保存文件中包含的資訊。 PDF/A 確保文件將來可讀。
• 政府機構、圖書館、銀行和檔案館 - PDF/A 格式主要由嚴肅的機構和大公司使用，在這些機構和大公司中，長期保存記錄至關重要。歸檔通常由政府、圖書館、銀行和其他檔案機構使用。

我如何知道 PDF 是否為 PDF/A？

如果您想查看某人傳送給您的文件是否為 PDF/A，您可以使用以下方法來驗證 PDF 是否符合 PDF/A 標準。

1. 文件屬性和元資料– 可以透過檢視文件的屬性和元資料來識別 PDF/A 文件。為此，您可以使用 Adob​​e Acrobat 或任何其他 PDF 閱讀器。轉到“檔案”>“屬性”>，然後在“描述”標籤中按一下“其他元資料”，然後選擇“進階”。

2. 線上工具 –有一些線上工具可以幫助您驗證 PDF 文件是否為 PDF/A。只需在瀏覽器中輸入“PDF/A 驗證器”或“PDF/A 檢查器”即可。從清單中選擇一個工具並上傳 PDF 檔案進行檢查。例如，您可以使用 PDFen.com，它也可以識別 PDF/A 類型。

如何建立 PDF 並將其轉換為 PDF/A

UPDF 是市場上最新的 PDF 編輯器之一，並整合了 AI 技術。使用UPDF，您可以輕鬆管理您的PDF文件。從編輯和註釋文件到轉換文件，UPDF 提供無縫體驗並且易於使用。

UPDF 擁有各種編輯工具，可協助您自訂 PDF 文件。您可以輕鬆編輯頁面大小、修改背景、新增浮水印和編輯圖像。此外，如果您想將 PDF 轉換為 PDF/A、Word 文件或任何其他格式，只需點擊幾下即可完成。

現在您可以點擊下面的按鈕免費試用 UPDF。

現在，我們將向您展示如何使用 UPDF 建立 PDF。這非常簡單，不需要太多時間，請依照以下步驟建立 PDF 文件。

1. 開啟您的 UPDF 應用程式。
2. 在左上角選單中，選擇「檔案」>「建立」>，然後根據需要從下拉清單中選擇選項之一，例如「來自 Word 的 PDF」。

3. 選擇文件後，它將在 UPDF 軟體中以 PDF 格式的文檔開啟。

利用 UPDF 提供的工具並立即下載免費試用，它肯定會幫助您管理文件並節省您的時間。

將 PDF 文件轉換為 PDF/A 確實毫不費力，只需按照以下簡單步驟操作：

1. 在 UPDF 中開啟 PDF 文件。
2. 開啟檔案後，導覽至右側選單。
3. 選擇最後一個“另存為其他”圖示。
4. 選擇“另存為 PDF/A”將 PDF 轉換為 PDF/A。

4. 如果您是第一次使用轉換功能，系統可能會提示您安裝外掛程式才能將其轉換為 PDF/A。點擊“安裝”並等待UPDF轉換器插件下載。
5. 安裝插件後，返回右側選單並再次選擇“另存為 PDF/A”。現在您的文件將另存為 PDF/A。

透過免費試用，您可以在每天2次將 PDF 文件轉換為 PDF/A。如果您是經常管理PDF文件的人，我們建議您升級到UPDF Pro，這樣您就可以不受任何限制地使用這些功能。  

結論

我們希望我們的簡短指南能夠解釋 PDF 和 PDF/A 文件之間的主要差異。如果您的某些文件包含非常重要的信息，則值得將它們轉換為 PDF/A 以長期保存資料。您可以使用我們強大的 UPDF 軟體來實現這一目標，該軟體不僅可以讓您選擇轉換文件，還可以對其進行編輯和註釋。我們建議您點擊下面顯示的下載按鈕來嘗試 UPDF。